En todo el mundo hay más de 572 millones de personas que trabajan con ordenadores desde una oficina o a través de colaboración virtual, y cada semana se dedican millones de horas a reuniones online. Sin embargo, muchas de estas reuniones se celebran en entornos que no favorecen en absoluto la colaboración ni la productividad. En el reciente informe Hybrid Ways of Working 2023 Global Report de Jabra, se revela que sólo el 15% de las oficinas están totalmente equipadas con tecnología específica para salas de reuniones, y alrededor del 60% de los trabajadores siguen dependiendo de las cámaras y micrófonos integrados en los portátiles. Esto nos lleva a preguntarnos hasta qué punto la tecnología que utilizamos influye en nuestro comportamiento en las reuniones y en nuestra capacidad de colaborar eficazmente.

Responder a esta cuestión ha llevado más de un año de trabajo de Jabra utilizando las instalaciones de última generación para estudiar el comportamiento humano en un entorno controlado en el Behavioural Lab de la London School of Economics (LSE). El estudio, bautizado como Meeting Great Expectations: Behaviour, Emotion and Trust (en español ´Satisfacer/Satisfaciendo grandes expectativas: comportamiento, emoción y confianza´), pretendía comprender las repercusiones biopsicológicas de la tecnología que utilizamos en nuestro trabajo diario y cómo afecta a la colaboración y la inclusión en las reuniones.

La tecnología profesional para las reuniones, clave para la equidad
Las experiencias en las reuniones de trabajo son holísticas y deben tener en cuenta a todos los participantes. Cuando todo el mundo empezó a teletrabajar durante la pandemia, la mayoría de las organizaciones proporcionaron a los empleados auriculares y cámaras web para las reuniones online. Sin embargo, la calidad de esta tecnología variaba y a menudo era inadecuada. De hecho, solo el 19% de los trabajadores utiliza una webcam personal y profesional.

Al analizar cómo afecta la tecnología a la calidad que cada persona experimenta en una reunión, y en qué medida la igualdad de condiciones en los dispositivos influye en las percepciones generales de colaboración de todos, el estudio observa mejoras significativas cuando todos los participantes en una reunión utilizan el mismo equipo profesional estándar, en comparación con el audio y el vídeo integrados en el portátil o con equipos de menor calidad. Concretamente, se experimenta un 27% más de claridad, un 16% más de confianza, un 35% más de expresividad y un 47% de mejora percibida en la calidad de las aportaciones.

Asimismo, los que trabajan a distancia son los que con más frecuencia se enfrentan a los mayores retos tecnológicos en las reuniones híbridas. El estudio ha revelado que, cuando se utilizan auriculares y cámaras profesionales, la claridad general de las llamadas mejora en un 18% entre los trabajadores remotos, mientras que los participantes en las salas de reuniones también valoran a los usuarios remotos un 32% más en términos de expresividad. Estos últimos mostraron casi el doble (84%) de nivel de participación percibida, al comparar a los trabajadores híbridos que utilizaban equipos profesionales con los que utilizaban portátiles con hardware integrado. Además, los participantes remotos también confían un 22% más en otros cuando se unen a distancia utilizando tecnología profesional. Estos resultados ponen en relieve el aumento de los niveles en que los trabajadores remotos pueden presentarse y contribuir a las reuniones híbridas, así como las ventajas que puede proporcionarles la tecnología adecuada.

Los equipos para salas de reuniones mejoran directamente la experiencia de los usuarios remotos
Hoy en día, casi todos hemos vivido una situación en la que nos unimos a una reunión desde casa mientras todos los demás participantes están en la oficina. Puede ser frustrante: es posible que nos cueste escuchar lo que se dice, que no podamos ver a todos los presentes en la sala y que a veces nos sintamos ignorados. Pero ¿y si disponer de las herramientas adecuadas nos hiciera sentir más presentes e incluidos?

El estudio ha demostrado que, cuando las personas utilizan tecnología profesional tanto en la sala de reuniones como a distancia, los que se incorporan a distancia informan de una mejora del 56% en la calidad de las intervenciones. Aunque nada puede sustituir a la interacción cara a cara, las segundas puntuaciones más altas en cuanto a colaboración, justo después de las reuniones en persona, las obtuvieron los participantes a distancia que calificaron a los usuarios de salas de conferencias provistas con equipos de vídeo profesionales. Las pruebas se realizaron con la barra de vídeo Jabra PanaCast 50 y la cámara personal PanaCast 20.

Estos resultados ponen de manifiesto que la tecnología puede salvar las distancias entre participantes en reuniones separados por la distancia física. En resumen, está claro que la tecnología de alta calidad en las salas mejora significativamente la experiencia de los participantes remotos. Toda empresa que aspire a celebrar reuniones inclusivas debe dar prioridad a la actualización de sus espacios de reunión para favorecer una colaboración equitativa.

El Dr. Simon Noyce, psicólogo colegiado británico e investigador principal de LSE, ha declarado: "en el mundo actual de las reuniones híbridas, recortar la distancia entre la colaboración en persona y en remoto nunca había sido tan importante. Nuestro objetivo es animar a las empresas a aprovechar esta tecnología para posibilitar interacciones significativas que se acerquen lo más posible a la riqueza y el compromiso del cara a cara".

Holger Reisinger, vicepresidente Sénior de Soluciones para Grandes Empresas en Jabra, afirma: "la tecnología de alta calidad tiene un profundo impacto en la eficacia de la colaboración a distancia. Nuestra investigación demuestra que cuando las empresas invierten en equipos profesionales, tanto para los participantes en sala como para los remotos, pueden conseguir mejoras notables. Estos resultados subrayan el papel fundamental de la tecnología a la hora de optimizar la experiencia de las reuniones y fomentar una colaboración híbrida satisfactoria".